お客様に対して「キャンセルする場合は電話で連絡してください」と案内する場面は、様々な業種で共通して発生します。
英語では、丁寧さや伝える相手の状況に応じて適切な表現を選ぶことが大切です。
この記事では、フォーマル・カジュアル・対面・メールなどのシーン別に適切な表現を詳しく解説します。
目次
基本的な表現
If you need to cancel your reservation, please call us.
最も一般的で丁寧な案内表現。
「キャンセルする場合はお電話ください」という意味で、幅広い業種で使用できます。
例文：
– If you need to cancel your reservation, please call us.
（ご予約をキャンセルされる場合は、お電話にてご連絡ください）
ポイント：
“cancel your reservation” は「予約をキャンセルする」、
“please call us” は「電話をください」という丁寧でストレートな案内表現です。
予約確認メールやWebサイトでも定番の言い回しです。
飲食店などで口頭で伝える場合
Just give us a call if you need to cancel.
カジュアルで親しみやすく、対面や電話でのやり取りに向いています。
例文：
– Just give us a call if you need to cancel.
（キャンセルされる場合はお気軽にお電話ください）
ポイント：
“give us a call” は「電話をかける」という口語的な英熟語で、温かみのある印象を与えます。
“just” を加えることで「軽く・遠慮なく」というニュアンスが加わります。
サロンやホテルなどフォーマルな表現が必要な場面
Should you wish to cancel your appointment, kindly contact us by phone.
フォーマルで上品な言い回し。
文章や受付カウンターでの案内に適しています。
例文：
– Should you wish to cancel your appointment, kindly contact us by phone.
（ご予約のキャンセルをご希望の場合は、お電話にてご連絡ください）
ポイント：
“should you wish to…” は「もし～をご希望の場合は」という非常に丁寧な構文。
Webサイトや予約確認メールなどでの案内に最適な表現
To cancel your booking, please contact us by phone.
ややフォーマルで明確、Web予約ページや確認メールの文面に使いやすい形です。
例文：
– To cancel your booking, please contact us by phone.
（ご予約をキャンセルされる際は、お電話にてご連絡ください）
ポイント：
“to cancel your booking” は予約を取り消す目的を明確に伝える導入句。
“contact us by phone” は「電話で連絡する」というフォーマルかつ中立的な言い方です。
緊急連絡や当日キャンセルへの注意を含める場合
If you need to cancel on the day of your appointment, please call us as soon as possible.
当日キャンセルの場合の迅速な連絡をお願いする丁寧な表現です。
例文：
– If you need to cancel on the day of your appointment, please call us as soon as possible.
（当日のご予約をキャンセルされる場合は、できるだけ早くお電話ください）
ポイント：
“as soon as possible” は「できるだけ早く」の意味で、急ぎの連絡を柔らかく促す際に使えます。
医療機関・サロン・予約制飲食店などでよく使われる表現です。
まとめ：用途別のおすすめ表現
| シーン・業種 | 英語表現例 | 特徴 |
|---|---|---|
| 一般的な案内文や汎用的表現 | If you need to cancel your reservation, please call us. | 定番・丁寧であらゆる業種に対応 |
| カジュアルな口頭案内 | Just give us a call if you need to cancel. | 気軽な印象で、飲食店や個人経営サロンなどに向いている |
| フォーマルな業種（ホテル・医療） | Should you wish to cancel your appointment, kindly contact us by phone. | 上品で丁寧、フォーマルな対応が求められるシーンに最適 |
| メール・Webサイト案内用 | To cancel your booking, please contact us by phone. | 明確で簡潔な表現、文書内での使用に適している |
| 当日キャンセル・緊急対応 | If you need to cancel on the day, please call us as soon as possible. | 急な連絡を促す際に便利な実用表現。丁寧で実務的 |
予約のキャンセル案内は、英語でもトーンや表現の選び方で印象が大きく変わります。
お客様との信頼関係を保つためにも、自店舗の雰囲気や方針に合わせて適切な表現を使い分けましょう！
